FAQ

Häufig gestellte Fragen

Wir haben für Sie eine Auswahl von Antworten auf häufig gestellte Fragen aus dem Bereich der elektronischen Signatur zusammengestellt. Die FAQ sind in einzelne Themenbereiche gruppiert, um Ihnen eine bessere und strukturierte Übersicht zu bieten, um Ihnen damit einen schnelleren Einstieg zu konkreten Fragestellungen zu ermöglichen.

beA-Produkte

Weshalb ist eine Erstregistrierung am beA-System mittels einer beA-Karte notwendig?

Rechtsanwälte müssen sich vor der erstmaligen Nutzung ihres elektronischen Postfaches im beA-System registrieren. So wird sichergestellt, dass nur zugelassene Rechtsanwälte ein Postfach besitzen und jedes Postfach der jeweils richtigen Person zugeordnet ist. Für die Erstregistrierung ist daher eine Sicherheitskarte, die sog. beA-Karte erforderlich. Auf der beA-Karte befindet sich ein fortgeschrittenes Signaturzertifikat, wodurch bei der Registrierung und späteren täglichen Anmeldung am beA die Inhabereigenschaft bzw. die Berechtigung des Postfachinhabers sicher geprüft werden kann.

Muss die beA-Karte der neuen Generation ebenfalls im beA (erst-)registriert werden bzw. muss die alte beA-Karte vorher entkoppelt werden?

Der beA-Anwendersupport hat eine Anleitung für das Vorgehen zur Aktivierung der neuen Chipkarten im beA veröffentlicht.

beA Suport Portal (Vorgehen bei Aktivierung einer neune Karte)

Für Fragen zum beA-Postfach, inbesondere zur Registrierung und Rechtevergabe wenden Sie sich bitte an den beA-Anwendersupport der BRAK unter servicedesk(at)beasupport.de oder

telefonisch (Mo. bis Fr. von 8.00 bis 20.00 Uhr) unter 030-21787017.

Was benötige ich als Mindestausstattung, um das beA aktiv nutzen zu können?

Rechtsanwälte benötigen für die Erstregistrierung am beA mindestens eine beA-Karte Basis sowie ein geeignetes Kartenlesegerät, welches über eine eigene Tastatur sowie ein Display verfügen muss.
Die beA-Karte Basis kann nachträglich und ohne Kartenaustausch um ein qualfiziertes Signaturzertifikat (Fernsignaturzertifikat) ergänzt werden. 
Die Beantragung einer qualifizierten elektronischen Signatur ist keine Grundvoraussetzung für die Erfüllung der seit dem 01.01.2022 geltenden aktiven Nutzungspflicht des beA.

Kann eine bereits vorhandene Signaturkarte weiterverwendet werden?

Die Weiterverwendung einer bereits vorhandenen Signaturkarte ist selbstverständlich möglich, so lange die Sicherheitsbestätigung der Karte und die Gültigkeit des qualifizierten Zertifikats auf der Signaturkarte noch nicht abgelaufen ist.  
Allerdings wird für die Erstregistrierung im beA-System in jedem Fall eine beA-Karte benötigt. Wenn Sie bereits über eine Signaturkarte verfügen, können Sie nach der Erstregistrierung mit der beA-Karte Basis ihre Signaturkarte als weiteres Medium in ihrem beA berechtigen und ihre qualifizierte elektronische Signatur im beA-System nutzen.

Kann ich auch eine beA-Karte für eine Rechtsanwaltsgesellschaft oder eine Kanzlei erhalten?

Nein. Das besondere elektronische Anwaltspostfach wird gemäß § 31a BRAO nur für eingetragene Rechtsanwälte und Syndikusanwälte bereitgestellt. Für Kanzleien, auch solche, die als Rechtsanwaltsgesellschaft organisiert sind, ist derzeit kein eigenes beA und somit auch keine beA-Karte vorgesehen.

Benötige ich nach einem Kanzleiwechsel eine neue beA-Karte?

Nein. Da das beA-Postfach, wie auch die beA-Karte an die Person bzw. Zulassung des Rechtsanwalts geknüpft und nicht kanzleigebunden ist, behält die beA-Karte auch bei einem Kanzleiwechsel ihre Gültigkeit und kann weiterhin zur täglichen Anmeldung am Postfach genutzt werden. Bitte informieren Sie uns rechtzeitig über einen Kanzleiwechsel, damit wir ihre Vertrags- und Abrechnungsdaten entsprechend anpassen können.

Wozu dient die beA-Karte Mitarbeiter?

Die beA-Karte Mitarbeiter richtet sich, wie der Name schon sagt, an Mitarbeiter, denen Zugang zum beA gewährt werden soll, die jedoch über kein eigenes beA, und damit über keine eigene beA-Karte Basis verfügen. 
Mitarbeiter können sich mit der Karte an einem bestehenden beA anmelden und, je nach Umfang der übertragenen Rechte, beispielsweise Nachrichten lesen oder vom Postfachinhaber erstellte und signierte Nachrichten versenden.
Die beA-Karte Mitarbeiter enthält im Zertifikat keine SAFE-ID und ist damit nicht personengebunden. 
Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, kann die Karte an einen anderen oder neuen Mitarbeiter weitergegeben werden und somit in der Kanzlei verbleiben.
Man könnte sie daher anschaulich auch als „Universalkarte“ oder „Bürokarte“ bezeichnen.
Ein Rechtsanwalt, dem Rechte am beA seines Sozius eingeräumt werden sollen, benötigt allerdings keine zusätzliche Mitarbeiterkarte. Er kann seine beA-Karte Basis nutzen.

Wozu dient das beA-Softwarezertifikat?

Das beA-Softwarezertifikat kann auf einem Speichermedium, wie einem USB-Stick oder direkt auf dem Rechner installiert werden. Es eignet sich daher sehr gut für den mobilen Einsatz, z.B. um Nachrichten auf dem Laptop unterwegs abzurufen, wenn das Mitführen eines Kartenlesers unpraktisch oder nicht möglich ist.
Wie die beA-Karte Mitarbeiter ist das beA-Softwarezertifikat nicht personengebunden. 
Es gewährt zunächst keinen Zugriff auf ein beA. Erst wenn es mit einem Profil verbunden und Rechte zugewiesen wurden, ist es verwendbar.
Da beA-Softwarezertifikate kopierbar sind, ist deren Rechte- und Nutzungsumfang aus Sicherheitsgründen systemseitig eingeschränkt. Über ein beA-Softwarezertifikat können z.B. keine Rechte im beA verwaltet werden. 
Bitte beachten Sie! 
Das Einreichen elektronischer Dokumente nach § 130a ZPO ist bei der Verwendung eines beA-Softwarezertifikat nur in Verbindung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur möglich.

Worin unterscheiden sich beA-Karte Mitarbeiter und beA-Softwarezertifikat?

Die Unterschiede zwischen den beiden Produkten sind das jeweilige Sicherheitsniveau und die notwendige Ausstattung.
Für die beA-Karte Mitarbeiter ist ein Chipkartenleser notwendig, um die Karte auslesen zu können. Das Sicherheitsniveau bei einer beA-Karte Mitarbeiter ist dadurch höher, da die PIN-Eingabe durch ein weiteres Sicherungsmittel - die Chipkarte - besonders geschützt wird. 

Benötigt jeder Mitarbeiter eine eigene Karte oder ein eigenes Softwarezertifikat?

beA-Karte Mitarbeiter und beA-Softwarezertifikate sind nicht personalisiert. Sie können daher innerhalb der Kanzlei frei vergeben werden. Über die Bedienoberfläche des beA können bestimmte Zugriffsrechte an Mitarbeiter oder Kollegen übertragen werden (z.B. Leserecht, Senderecht etc.). Die Vergabe dieser Rechte ist an das jeweilige Zertifikat der Mitarbeiterkarte bzw. an das Softwarezertifikat geknüpft. Sofern den einzelnen Mitarbeitern unterschiedliche Rechte eingeräumt werden sollen, benötigt daher jeder Mitarbeiter eine eigene beA-Karte Mitarbeiter oder ein eigenes beA-Softwarezertifikat.

Wie erhalte ich das bestellte beA-Softwarezertifikat?

Das bestellte beA-Softwarezertifikat wird über einen Webbrowser zum Download bereitgestellt. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Download Ihres beA-Softwarezertifikats finden Sie auf unserer FAQ-Seite.

Sind zur Nutzung der beA-Karten bestimmte Chipkartenleser vorgeschrieben?

Die beA-Karten und Chipkartenleser sind nicht aneinander gekoppelt.
Für die PIN-Eingabe, PIN-Änderungen oder das Zurücksetzen des Fehlbedienungszähles (PUK) ist jedoch ein Kartenlesegerät der Sicherheitsklasse 3 erforderlich, das mit einem PIN-Pad und eigenem Display ausgestattet ist. Wir empfehlen die Nutzung von Reiner-SCT Chipkartenlesegeräten. Diese können Sie in unserem Onlineshop erwerben.

Welche Vorteile bietet eine qualifizierte elektronische (Fern)-Signatur?

Das Signaturzertifikat ermöglicht das qualifizierte Signieren elektronischer Dokumente als Äquivalent zur eigenhändigen Unterschrift, beispielsweise für materiell-rechtliche Erklärungen, die der Schriftform unterliegen.
Eine qualifizierte elektronische Signatur besitzt die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (vgl. Art.  25 Abs. 2 eIDAS-Verordnung). So kann die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform, durch die elektronische Form ersetzt werden (§ 126a BGB).
Mit der Einführung der Fernsignatur wird die qeS nicht mehr auf der Chipkarte selbst ausgegeben, sondern verbleibt in der hochsicheren Umgebung der Zertifizierungsstelle. Zum Signieren wird die qeS nach erfolgreicher Authentisierung mit der neuen Chipkarte abgerufen.
Das bedeutet für Sie im täglichen Betrieb, dass nur noch eine PIN für das Anmelden und das Anbringen qualifizierter Signaturen zum Einsatz kommt.  Eine separate Signatur-PIN ist nicht mehr nötig.
Bitte beachten Sie, dass für die Anbringung der Fernsignatur zwingend eine Internetverbindung sowie ein Kartenlesegerät der Sicherheitsklasse 3 erforderlich ist.

Ich möchte meine beA-Karte Basis um ein qualifiziertes (Fern)-Signaturzertifikat erweitern, was muss ich tun?

Die beA-Karte Basis kann nachträglich um ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat in Form einer Fernsignatur erweitert werden. Bitte gehen Sie hierfür auf die beA-Antragstrecke und wählen das Produkt „Fernsignatur“ aus der angebotenen Produkteliste aus, insofern Sie bereits über eine beA-Karte Basis der neuen Generation verfügen. Nutzen Sie bisher noch die beA-Karte der ersten Generation (Bestellung 2015-2021), bestellen Sie bitte zuerst das Produkt “Signatur-Paket”. beA-Karten der ersten Generation laufen in 2022 aus und können nicht um eine Fernsignatur erweitert werden.

Um das qualifizierte (Fern)-Signaturzertifikat zu erhalten, ist zunächst online ein Zertifikatsantrag zu stellen.
Anschließend ist die Durchführung einer individuellen Identifizierung erforderlich. Die Identifizierung kann mittels Unterschriftbeglaubigung bei einem Notar ihrer Wahl oder, sofern sie dies anbietet, bei ihrer zuständigen Rechtsanwaltskammer erfolgen. Für das jeweilige Identverfahren können ggf. zusätzliche Kosten entstehen.

Weshalb ist eine individuelle Identifizierung für die Ausstellung eines qeS erforderlich?

Die zuverlässige Identifizierung des Antragsstellenden für ein qualifiziertes Zertifikats durch den Vertrauensdiensteanbieter ist eine zentrale Anforderung der eIDAS -Verordnung (Art. 24 Abs. 1 eIDAS-VO). Die Bestätigung der Identität des Zertifikatsinhabers durch den Vertauensdiensteanbieter ist eine Grundvoraussetzung, um die beweissichere Zuordnung von qualifiziert signierten Daten zu einer Person zu ermöglichen und daher für das Vertrauen in die Nutzung elektronischer Signaturen von entscheidender Bedeutung. Hintergrund ist, dass eine qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift hat und die schriftliche Form gem. §§ 126 Abs. 3, 126a BGB ersetzen kann.
Die Identifizierung kann entweder im Rahmen einer Unterschriftsbeglaubigung beim Notar oder in bestimmten Kammerbezirken auch bei der örtlichen Rechtsanwaltskammer durchgeführt werden.

Wie kann ich meine beA-Karte sperren bzw. das Zertifikat widerrufen lassen?

Karteninhaber können die in Ihrem Besitz befindlichen Zertifikate jederzeit über die Sperrhotline der Zertifizierungsstelle widerrufen lassen. Dafür ist die Angabe des in der Bestellung festgelegten Widerrufkennworts erforderlich. Die Sperrhotline erreichen Sie unter der Telefonnummer: 0800 3550 400. 
Ohne Widerrufskennwort kann ein Widerruf nur schriftlich gegenüber der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer, Burgmauer 53, 50667 Köln oder per Fax an 0221 277935-20 erfolgen. Bitte nutzen Sie hierfür unser Sperrformular, welches Sie auf unserer Hilfeseite unter Downloads finden.
Bitte beachten Sie, dass eine Sperrung keine Kündigung des Vertrages über den Produktbezug darstellt.

Ich benötige eine Ersatzkarte, wie erhalte ich diese?

Wenn Ihre beA-Karte abhandengekommen ist oder Sie Ihre bereits geänderte PIN vergessen haben, benötigen Sie eine kostenpflichtige Ersatzkarte. Diese kostet einmalig 30,00 € zzgl. USt.
Um eine Ersatzkarte zu beantragen, kontaktieren Sie bitte unseren Support unter bea(at)bnotk.de. Bitte beachten Sie, dass wir zunächst Ihre bestehende beA-Karte sperren müssen, bevor wir eine Ersatzkarte produzieren können.
Bitte nutzen Sie hierfür unser Sperrformular, welches Sie auf unserer Hilfeseite unter Downloads finden.

Wo finde ich meine SAFE-ID?

Für die Bestellung unserer beA-Produkte benötigen Sie ihre persönliche SAFE-ID. 
Diese finden Sie in der Detailansicht zu ihrem Eintrag im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis unter persönliche Daten. Im Zweifel kontaktieren Sie bitte Ihre zuständige Rechtsanwaltskammer.

Die vorgeblendeten Kanzleidaten sind nicht korrekt. Wie kann ich diese ändern?

Das Bestellsystem bezieht Ihre Stammdaten via SAFE-ID aus dem Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis. Sollte eine Korrektur ihrer Daten erforderlich sein, wenden Sie sich an Ihre zuständige Rechtsanwaltskammer. 

Weshalb habe habe keine E-Mail zur Bestätigung erhalten?

Unser Mailserversystem versendet die E-Mail zur Bestätigung automatisch innerhalb weniger Sekunden. Sollten Sie dennoch keine E-Mail mit Informationen zum weiteren Vorgehen erhalten haben, kann dies mehrere Ursachen haben. Die Gründe hierfür können insbesondere sein:

•    Die häufigste Ursache ist, dass die E-Mail-Adresse falsch hinterlegt wurde.
•    Manche von bea@bnotk.de übersandte E-Mails können die auf Ihrem Mailserver eingestellte zulässige Gesamtgröße einer E-Mail übersteigen. Die E-Mail kann dadurch nicht zugestellt werden.
•    Es kann vorkommen, dass unsere E-Mail von Ihren Mail-Einstellungen (Anti-Spam-Filter) als Spam eingestuft wird. Bitte prüfen Sie in diesem Fall Ihren Spam-Ordner.

Gibt es ein Rückgaberecht für die bestellte beA-Karte?

Nein. Die Bestellung der beA-Karte kann leider nicht widerrufen werden. 
Ein Widerrufsrecht besteht immer dann nicht, wenn der Vertrag die Lieferung einer Ware zum Gegenstand hat, die eindeutig auf die persönlichen Bedürfnisse des Leistungsempfängers zugeschnitten ist. 
Das auf der beA-Karte enthaltene Zertifikat enthält Angaben zu Ihrer Person und dient dem Zugang zur Ihrem persönlichen beA-Postfach. Die beA-Karte ist daher mit eindeutig auf Sie zugeschnittenen Attributen ausgestattet und kann somit nach Herstellung nicht anderweitig abgesetzt werden.
Für eine Kündigung zum Ende der Mindestvertragslaufzeit benutzen Sie bitte unser Kündigungs- und Sperrformular auf unserer Hilfeseite.

Wohin kann ich den Chipkartenleser zurücksenden?

Bitte senden Sie das Gerät direkt an den Hersteller Reiner SCT zurück. Unter dem folgenden Link https://www.reiner-sct.com/rma können Sie einen Retoure-Schein generieren und Ihr Rücksendepaket damit frankieren. Die Retoure ist für Sie kostenlos.

Ich bin nicht mehr als Rechtsanwalt zugelassen, muss ich den Vertrag zu meiner beA-Karte kündigen?

Ja. Die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer erhält keinerlei Daten über den Widerruf einer Zulassung oder den Status eines beA-Postfachs.
Insofern führt der Verzicht auf die Zulassung zur Rechtsanwaltschaft mit der damit verbundenen Löschung des beA-Kontos nicht zur automatischen Beendigung des Vertragsverhältnisses über die beA-Karte 
Aus diesem Grund ist eine separate Kündigung der beA-Karte bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer unbedingt notwendig.  
Im Falle der Zulassungsrückgabe senden Sie uns bitte zeitnah ihre Kündigung und gegebenenfalls die Widerrufsbestätigung Ihrer Rechtsanwaltskammer zu. Wir werden sodann ihre beA-Karte sperren und den Vertrag zum Ende des laufenden Vertragsjahres kündigen.

Ich benötige meine beA-Karte nicht mehr, wie kann das Vertragsverhältnis beendet werden?

Sie können das Vertragsverhältnis zum Ende der Mindestvertragslaufzeit nach 24 Monaten sowie anschließend jeweils zum Ende eines Vertragsjahres kündigen.
Das Kündigungsschreiben können Sie per Post an die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer, Burgmauer 53, 50667 Köln oder per E-Mail an bea(at)bnotk.de senden. Bitte nutzen Sie zur Kündigung unser Kündigungs- und Sperrformular. Das Formular finden Sie auf unserer Downloadseite.

Was geschieht mit meiner beA-Karte nach dem Ende des Vertragsverhältnisses?

Die auf der Karte befindlichen Zertifikate müssen nach Vertragsende widerrufen werden.
Wenn Sie bei ihrer Kündigung keinen Sperrzeitpunkt angegeben haben, werden die betreffenden Zertifikate durch die Zertifizierungsstelle widerrufen.
Die Chipkarte ist von Ihnen fachgerecht und unter Einhaltung der Bestimmungen des Elektro- und Elektronikgerätegesetzes zu entsorgen.

Wie ändere ich meine E-Mail-Adresse?

Sollte sich Ihre E-Mail-Adresse z.B. durch einen Kanzleiwechsel geändert haben, teilen Sie uns diese Änderung bitte per E-Mail unter bea(at)bnotk.de mit. Unser Support wird Ihre E-Mail-Adresse in allen Systemen anpassen und Ihnen zur Bestätigung eine E-Mail zukommen lassen, mithilfe derer Sie diese Änderung über einen Link verifizieren können.

Wie kann ich meine Bankverbindungsdaten ändern?

Bei einer Änderung ihrer Bankverbindungsdaten nutzen Sie bitte unser SEPA-Lastschriftformular, welches Sie im Downloadbereich auf unserer Internetseite abrufen können.
Senden Sie uns bitte das ausgefüllte und unterschriebene Formular an bea(at)bnotk.de.

Kann ich mobile Endgeräte (Smartphones, Tablets) für die Bestellung nutzen?

Das Bestellsystem ist für die Bestellung über einen PC optimiert. Sollten während des Bestellvorgangs mit einem Smartphone oder Tablet technische Probleme auftreten, bitten wir Sie, die Bestellung an einem PC durchzuführen.

Was benötige ich, um eine Fernsignatur anzubringen?

Zur Anbringung Ihrer Fernsignatur benötigen Sie neben einer Internetverbindung

  • ein Kartenlesegerät der Sicherheitsklasse 3 mit Pinpad und Display,
  • Ihre freigeschaltete Chipkarte der 2. Generation,
  • Ihre bei der Freitschaltung der Chipkarte festgelegte PIN.

Darüber hinaus muss die entsprechende Signatursoftware die neuen Produkte unterstützen.

Was muss ich bei der Freischaltung der neuen Chipkarte beachten?

Die neuen Chipkarten der zweiten Generation werden mit einer 6-stelligen Wirk-PIN versehen. D.h., dass die Chipkarten mit der übersandten PIN direkt freigeschaltet und nutzbar sind. Wir empfehlen jedoch, die PIN aus dem Brief aus Sicherheitsgründen vor der ersten Verwendung der Chipkarte in eine nur Ihnen bekannte, mindestens sechsstellige PIN zu ändern.

Dazu kann die BNotK SAK lite genutzt werden, welche Sie unter https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/hilfe/signaturanwendungskomponente herunterladen können. Hier finden Sie auch weiterführende Anleitungen und Informationen rund um die Freischaltung der Chipkarte.

Muss die beA-Karte der neuen Generation ebenfalls im beA (erst-)registriert werden bzw. muss die alte beA-Karte vorher entkoppelt werden?

Der beA-Anwendersupport hat eine Anleitung für das Vorgehen zur Aktivierung der neuen Chipkarten im beA veröffentlicht.

Link zur beA Support Webseite

Für Fragen zum beA-Postfach, inbesondere zur Registrierung und Rechtevergabe wenden Sie sich bitte an den beA-Anwendersupport der BRAK unter servicedesk(at)beasupport.de oder telefonisch (Mo. bis Fr. von 8.00 bis 20.00 Uhr) unter 030-21787017.

Neue Produkte

1. Welche neuen Produkte werden eingeführt?

Signatur-Paket - Die klassische Signaturkarte wird durch eine neue Generation Chipkarten und die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) als Fernsignatur abgelöst. Dazu bieten wir für die verschiedenen Bezugsgruppen Signatur-Pakete an, die mindestens eine neue Chipkarte und eine Fernsignatur beinhalten.

Neue Chipkarte - Die neue Chipkarte dient zur AutheZertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer (ZS) ändert im Sommer 2021 die Technologie ihres Vertrauensdienstes „qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen“.

Fernsignatur - Bei der Fernsignatur befindet sich das qualifizierte Zertifikat nicht mehr auf der Chipkarte. Die qualifizierte elektronische Signatur wird daher von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter im Auftrag der unterzeichnenden Person angebracht.

Mitarbeitendenkarte - Hierbei handelt es sich um Chipkarten, die für eine nachfolgende Personalisierung vorbereitet sind. Im Rahmen der Bestellung kann eine Bezeichnung vergeben werden, die auf die Chipkarte aufgedruckt wird.

2. Brauche ich ein neues Chipkartenlesegerät?

Nein, sofern Sie ein Lesegerät nutzen, das der Sicherheitsklasse 3 entspricht und über ein PIN-Pad sowie ein eigenes Display verfügt. Wir empfehlen die Nutzung von Reiner-SCT Chipkartenlesegeräten. Diese können Sie in unserem Onlineshop erwerben.

3. Ab welchem Zeitpunkt kann ich mit den neuen Produkten qualifiziert signieren?

Sobald Sie nach Bestätigung des Erhalts Ihrer neuen Chipkarte den PIN-Brief erhalten haben, können Sie damit auf Ihre Fernsignatur zugreifen und qualifiziert signieren.

4. Was benötige ich, um meine Fernsignatur einzusetzen/anzubringen?

Zur Anbringung Ihrer Fernsignatur benötigen Sie neben einer Internetverbindung

  • Ihre Chipkarte,
  • Ihre PIN
  • ein Kartenlesegerät.

Darüber hinaus muss die entsprechende Signatursoftware die neuen Produkte unterstützen.

5. Was ändert sich bei der Nutzung der Fernsignatur im täglichen Betrieb?

Für die Anbringung der Fernsignatur ist eine Internetverbindung zwingend erforderlich. Ohne Internetverbindung können Sie auf Ihre Fernsignatur nicht zugreifen und damit keine Signaturen anbringen.

Weiterhin werden die neuen Chipkarten nur noch mit einer PIN ausgeliefert. Das bedeutet für Sie im täglichen Betrieb, dass nur noch eine PIN für das Anmelden und das Anbringen qualifizierter Signaturen zum Einsatz kommt. Eine separate Signatur-PIN gibt es nicht mehr.

Allgemeine Fragen

1. Wie beantrage ich ein qualifiziertes Zertifikat bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer?

Ein qualifiziertes Zertifikat können Sie bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer online unter nachfolgendem Link beantragen:

https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/produkte/alle-produkte

2. Welche Produkte bietet die Zertifizierungsstelle an?

Über die von der Zertifizierungsstelle angebotenen Produkte informieren wir auf unserer Produktseite unter https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/produkte/alle-produkte

3. Können Sie mir ein Kartenlesegerät empfehlen?

Für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur müssen Sie ein geeignetes Kartenlesegerät verwenden. Das Gerät muss über eine eigene Tastatur sowie ein Display verfügen und damit die Anforderungen der Sicherheitsklasse 3 erfüllen.
Entsprechende Chipkartenleser können Sie im Rahmen ihrer Bestellung bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer zusätzlich bestellen.

4. Welche Daten werden in den Zertifikaten der Bundesnotarkammer hinterlegt?

Signaturkarten der Bundesnotarkammer der aktuellen Generation tragen drei Zertifikate:

  • für die qualifizierte elektronische Signatur
  • für die Verschlüsselung
  • für die Authentisierung.

Ein Zertifikat beinhaltet in jedem Fall:

  • den Vornamen
  • den Nachnamen
  • die Zertifikatsnummer
  • Land der Meldeadresse
  • den technischen Gültigkeitszeitraum der Signaturkarte.

Ergänzend können bei Antragstellung noch folgende Daten in das qualifizierte Zertifikat aufgenommen werden:

  • ein Titel
  • ein berufsbezogenes Attribut inkl. der bestätigenden Stelle (z.B. ein Notar-Attribut)
  • ein organisationsbezogenes Attribut
  • eine sog. monetäre Beschränkung
  • allgemeine Beschränkung
  • eine Vertretungsmacht für eine natürliche oder eine juristische Person
  • ein Pseudonym.

5. Wie viele Dokumente kann man durch eine einmalige Eingabe der PIN mit den Signaturkarten signieren?

Die Signaturkarten der BNotK ermöglichen die maximale Erzeugung von 100 Signaturen mit nur einer PIN-Eingabe. (sog. Mehrfach-, Multi- oder Stapelsignatur). Voraussetzung ist jedoch, dass die verwendete Signaturanwendung die Mehrfachsignatur erlaubt.

6. Wie wird die Gültigkeit einer elektronischen Signatur überprüft und welche Auswirkung hat die Abrufbarkeit meiner Zertifikate über den Verzeichnisdienst?

Um eine elektronische Signatur zu überprüfen, muss es möglich sein, jederzeit von einer vertrauenswürdigen Stelle zu erfahren, ob das qualifizierte Zertifikat für elektronische Signaturen existiert, gültig und nicht widerrufen ist.

Für die von der Bundesnotarkammer ausgestellten qualifizierten Zertifikate erfüllt diese Aufgabe die Zertifikatsdatenbank der Bundesnotarkammer, die über einen Validierungsdienst und über einen Verzeichnisdienst abrufbar ist.

Der Validierungsdienst erlaubt über eine so genannte OCSP-Request die Gültigkeitsprüfung von Zertifikaten. Die OCSP-Abfrage liefert den aktuellen Gültigkeitsstatus des Signaturzertifikats bei der Übermittlung eines signierten Dokumentes zurück.

Diese technische Validierung erfolgt automatisch und unabhängig von einer Veröffentlichung der Zertifikatsdaten im Verzeichnisdienst.

Der Verzeichnisdienst der Bundesnotarkammer ist ein für jedermann und zu jeder Zeit öffentlich einsehbares Register, in dem sämtliche Zertifikatsinhaber, die der Veröffentlichung zugestimmt haben, mit Ihrem Namen und den jeweiligen Zertifikatsdaten aufgeführt sind.

Durch eine Veröffentlichung im Verzeichnisdienst kann die dauerhafte Überprüfbarkeit und personelle Zuordnung von Signaturzertifikaten i. S. d. § 39a BeurkG gewährleistet werden.

Insbesondere für Urkundspersonen ist es daher sinnvoll bei der Beantragung eines qualifizierten elektronischen Signaturzertifikats der Veröffentlichung Ihrer personenbezogenen Daten im Verzeichnisdienst der Bundesnotarkammer zuzustimmen.

7. Kann ich nachträglich eine Zweitkarte zu meiner Signaturkarte bestellen?

Es besteht die Möglichkeit, bei jedem Neuantrag auf eine Signaturkarte zeitgleich eine Zweitkarte zu bestellen. Die Zweitkarte ist vergünstigt und wird in der Praxis regelmäßig zur Sicherheit als Reserve verwendet für den Fall, dass die Erstkarte verloren geht oder unbrauchbar wird.

Bitte beachten Sie, dass die Bestellung der Zweitkarte an den Antrag gekoppelt und eine nachträgliche Bestellung nicht möglich ist.

Natürlich können Sie jederzeit einen weiteren Antrag für eine zusätzliche Signaturkarte online stellen. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um einen eigenständigen Neuantrag samt Identifizierung handelt.

8. Wie lange sind meine Zertifikate gültig?

Die Zertifikate für Verschlüsselung und Authentifizierung werden mit einer Gültigkeit von 7 Jahren ausgestellt. Zertifikate für qualifizierte elektronische Signaturen werden derzeit mit einer Gültigkeit von fünf Jahren herausgegeben. Die Gültigkeit ist in dem jeweiligen Zertifikat angegeben.

9. Die Gültigkeit meiner/s Zertifikate/s endet bald. Muss ich etwas tun?

Rechtzeitig vor dem Ablauf Ihres/r Zertifikate/s werden Sie von der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer über die Ausstellung Ihrer Folgezertifikate und die hierfür erforderlichen Schritte informiert.

10. Was mache ich mit meiner alten Chipkarte, wenn ich im Rahmen des Zertifikatstauschs eine neue Karte samt Folgezertifikaten erhalten habe?

Sie können Ihre alten Zertifikate bis zum Ablaufdatum weiternutzen. Ist das Ablaufdatum erreicht, vernichten Sie die ungültige Karte bitte unter Einhaltung der Bestimmungen des Elektro- und Elektronikgerätegesetz oder schicken diese an die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer zurück.

11. Was muss ich im Falle einer Namensänderung im Zusammenhang mit meinem qualifizierten Zertifikat veranlassen?

Bitte beantragen Sie wegen der Namensänderung ein neues qualifiziertes Zertifikat und kündigen den Vertrag über den Bezug des bisherigen qualifizierten Zertifikats schriftlich.

Es ist bei dem Neuantrag eine erneute Unterschriftsbeglaubigung erforderlich. Als Nachweis der Namensänderung kann z.B. eine Kopie des gültigen Ausweisdokuments mit dem bisherigen Namen zusammen mit einer Kopie der Heiratsurkunde bei uns eingereicht werden.

12. Was muss ich tun, wenn meine Signatur- oder anderweitige Chipkarte defekt bzw. abhanden gekommen ist?

Um Missbrauch vorzubeugen, muss eine durch Verlust oder Diebstahl verlorene Signatur- oder anderweitige Chipkarte (Ausnahme: Mitarbeitendenkarten) der Bundesnotarkammer unverzüglich gesperrt werden. Die Sperrhotline der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer erreichen Sie unter der kostenfreien Rufnummer 0800 - 3550 400.

Für die telefonische Sperrung (Widerruf der Zertifikate) benötigen Sie das Kennwort für die Kartensperrung und den damit verbundenen Widerruf der Zertifikate, welches Sie im Zertifikatsantrag erfasst haben. Das Widerrufskennwort des Karteninhabers wird auf dem Sperrinformationsblatt als Bestandteil der Antragsunterlagen mit angegeben.

Mit der telefonischen Kartensperrung (Widerruf der Chipkarte befindlichen Zertifikate) besteht die Möglichkeit, eine Ersatzkarte zu beantragen.

Mit einer Chipkarte verknüpfte Fernsignaturzertifikate sind von der Kartensperrung nicht betroffen und bei Bedarf unter Angabe der Zertifikatsnummer einzeln zu widerrufen.

Bitte beachten Sie, dass zu einer bereits gesperrten Karte der Bundesnotarkammer nachträglich keine Ersatzkarte ausgestellt werden kann. In diesem Fall ist ein Neuantrag bei erneuter Unterschriftsbeglaubigung erforderlich.

Näheres entnehmen Sie bitte unserer Informationsseite:

https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/hilfe/sperrung

13. Warum habe ich mit dem PIN-Brief für meine Signaturkarte zwei PINs erhalten?

Mit dem PIN-Brief erhalten Sie zwei PIN zu Ihrer Signaturkarte der Bundesnotarkammer.

PIN 1: für die Verschlüsselungs- bzw. Authentifizierungsfunktion
PIN 2: für die Erstellung von qualifizierten elektronischen Signaturen.

PIN 1 für die Verschlüsselungs- bzw. Authentifizierungsfunktion ist eine 6-stellige Wirk-PIN, welche sofort einsetzbar ist. Bitte ändern Sie aus Sicherheitsgründen die PIN nach Erhalt des PIN-Briefes jedoch in eine individuelle, nur Ihnen bekannte PIN mit 6 Stellen.

PIN 2 für die Erstellung von qualifizierten elektronischen Signaturen ist eine 5-stellige Transport-PIN, welche vor der ersten Verwendung in eine nur Ihnen bekannte mindestens 6-stellige PIN geändert werden muss. Ohne die Aktivierung der Signaturfunktion durch die Änderung der PIN aus dem PIN-Brief in Ihre individuell zu vergebende PIN kann mit der Signaturkarte nicht signiert werden.

14. Wie kann die PIN einer Chipkarte geändert werden?

Ihre PIN kann unter Verwendung entsprechender Software geändert werden. Eine Anleitung zur PIN-Änderung in XNP sowie weitere Informationen finden Sie auf unserer Hilfeseite im Bereich Anleitungen unter https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/hilfe/downloads.

Eine Anleitung zur PIN-Verwaltung haben wir unter nachfolgendem Link bereitgestellt:

https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/hilfe/signaturanwendungskomponente

15. Was passiert, wenn ich meine PIN falsch eingebe?

Nach dem dritten Fehlversuch ist die PIN-Eingabe gesperrt und kann nur mittels PUK zurückgesetzt werden. Anleitungen für das Zurücksetzen des Fehlbedienungszählers der PIN durch die PUK haben wir je nach Datum Ihres PIN-Briefes für das Herunterladen unter nachfolgendem Link bereitgestellt: zertifizierungsstelle.bnotk.de/hilfe/downloads

16. Was mache ich, wenn ich meine PIN vergessen habe?

Die aktuell gültige PIN kann nicht zurückgesetzt werden, auch nicht mit der PUK. Sollten Ihnen die aktuell gültige PIN nicht mehr bekannt sein, muss eine kostenpflichtige Ersatzkarte beantragt werden. Nutzen Sie hierfür gegebenenfalls das Sperrformular, welches wir unter nachfolgendem Link für das Herunterladen bereitgestellt haben:

https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/hilfe/downloads

17. Warum kann ich die Chipkarten der Bundesnotarkammer nicht mehr für Elster nutzen?

Seit Sommer 2018 werden die Chipkarten der Bundesnotarkammer mit neuen, eIDAS-kompatiblen Zertifikaten ausgegeben. Diese sind den Softwareherstellern im ELRV mitgeteilt worden und werden von der eingesetzten Software unterstützt.

Leider gehört die Elster Software nicht zum ELRV, sondern zum weiteren Umfeld des eGovernments und unterstützt die Bundesnotarkammer-Zertifikate der neuesten Generation (aktuell) nicht mehr.

18. Was geschieht mit meinem qualifizierten Zertifikat nach Beendigung des Vertragsverhältnisses?

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses widerruft die Zertifizierungsstelle Ihre Zertifikate unverzüglich. Der Kunde hat die Chipkarte fachgerecht unter Einhaltung der Bestimmungen des Elektro- und Elektronikgerätegesetzes zu vernichten.

19. Wie und wo kann ich eine Ersatzkarte beantragen?

Die Beantragung einer Ersatzkarte ist nur bei Sperrung Ihrer Chipkarte möglich. Teilen Sie hierzu unserem Kundendienst bei der telefonischen Sperrung Ihr Anliegen und ihr Widerrufskennwort mit.

Im Falle einer schriftlichen Sperrung nutzen Sie bitte das Sperrformular, welches Sie unter Downloads  finden und kreuzen das Feld „Ich bestelle eine kostenpflichtige Ersatzkarte.“ an.
Beachten Sie bitte, dass einmalige Bereitstellungsgebühr in Höhe von € 30,00 zzgl. USt. anfällt.

20. Was ändert sich für Notarvertretungen durch die Einführung der neuen Produkte?

Das Notar-Paket, bestehend aus N-Karte und Fernsignatur, löst die klassische Signaturkarte als Produkt ab. Die N-Karte dient der Authentifizierung des Zertifikatsinhabers bei der Erstellung und Anbringung von qualifizierten (Fern)-Signaturen und kann mit mehreren qualifizierten Zertifikaten verknüpft werden.

Sobald eine Notarvertretung durch eine zuständige Notarkammer im Notarverzeichnis eingetragen worden ist, kann für diese ein auf den Vertretungszeitraum begrenztes qualifiziertes Fernsignaturzertifikat inkl. Berufsattribut beantragt werden.

Das heute noch notwendige Beifügen des Vertreternachweises bei Beglaubigungen oder Beurkundungen kann somit zukünftig entfallen. Hat die Notarvertretung einmal eine N-Karte bestellt, so erfolgt die Bereitstellung von Fernsignaturzertifikaten für weitere Vertretungen weitgehend automatisch und erfordert nur ein Minimum an Mitwirkung.

21. An wen kann ich mich bei Fragen zum Urkundenarchiv wenden?

Bei Fragen rund um das elektronische Urkundenarchiv nutzen Sie bitte das Informationsportal www.elektronisches-urkundenarchiv.de

Technische Fragen

1. Was ist bei der Aktivierung der Signaturkarte zu beachten?

Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Aktivierung Ihrer Signaturkarte sowie zum Umgang mit PIN und PUK finden Sie in unter Downloads im Themenbereich "Anleitungen".

2. Sind die Signaturkarten der Bundesnotarkammer mit meiner Software kompatibel?

In der Regel sind die Signaturkarten der Bundesnotarkammer mit der am Markt befindlichen Signatursoftware kompatibel. Eventuelle Kompatibilitätsprobleme liegen im Verantwortungsbereich des jeweiligen Fachsoftwareherstellers.

3. Meine Signaturkarte wird nicht erkannt. Woran kann das liegen?

Die für das Signieren benötigte Software muss die neuen genutzten Zertifikate erkennen. Nutzen Sie XNP, so finden Sie die neueste Version hier: https://notarnet.de/support/downloads.

Alle größeren Hersteller stellen eine entsprechende Version zur Verfügung, bitte kontaktieren Sie im Zweifel den Hersteller der Signatursoftware bezüglich einer aktuellen Version.

4. Was passiert, wenn ich die PUK falsch eingegeben habe?

Mit der achtstelligen PUK kann der Fehlbedienungszähler (aufgrund dreimaliger Fehleingabe der PIN) freigeschaltet werden. Bitte achten Sie auf die korrekte Eingabe der PUK. Wird die PUK dreimal nacheinander falsch eingegeben, ist die Signaturkarte irreparabel gesperrt und es muss eine Ersatzkarte beantragt werden.

Die PUK kann insgesamt zehnmal genutzt werden. Nach maximal zehnmaliger Eingabe der PUK (falsch oder korrekt) kann diese nicht mehr verwendet werden und das Zurücksetzen einer blockierten Chipkarte“ ist nicht mehr möglich.

5. Kann ich mit meinen Kommunikationspartnern im ELRV verschlüsselte Dokumente austauschen und hierfür meine Signaturkarte nutzen?

Ja, die Ver- und Entschlüsselung eines Dokumentes geschieht mit Hilfe zweier unterschiedlicher Schlüssel, die sich beide auf den Chipkarten (mit Ausnahme der Mitarbeitendenkarten) befinden. Der öffentliche Schlüssel kann ausgelesen und versendet werden, während der private Schlüssel die Chipkarte nicht verlässt.

Rechtliche Fragen

1. Weshalb ist eine Identifizierung für die Ausstellung eines qeS erforderlich?

Die zuverlässige Identifizierung des Antragsstellenden für ein qualifiziertes Zertifikats durch den Vertrauensdiensteanbieter ist eine zentrale Anforderung der eIDAS -Verordnung (Art. 24 Abs. 1 eIDAS-VO).

Die Bestätigung der Identität des Zertifikatsinhabers durch den Vertauensdiensteanbieter ist eine Grundvoraussetzung, um die beweissichere Zuordnung von qualifiziert signierten Daten zu einer Person zu ermöglichen und daher für das Vertrauen in die Nutzung elektronischer Signaturen von entscheidender Bedeutung.

Hintergrund ist, dass eine qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift hat und die schriftliche Form gem. §§ 126 Abs. 3, 126a BGB ersetzen kann.

2. Welche Identifizierungsverfahren können genutzt werden?

Je nach gewähltem Produkt erfolgt die Identifizierung unter der Nutzung folgender Verfahren:
 

  • NotarIdent – Identifizierung durch Notare i.S.d. § 39 BeurkG
  • GerichtIdent – Identifizierung durch deutsche Gerichte i.S.d. § 34 VwVfG

3. Darf ich meine Chipkarte an Dritte weitergeben?

Nein. Die qualifizierte elektronische Signatur ist Ihre persönliche elektronische Unterschrift. Im Umgang mit Ihrer Chipkarte ist daher sicherzustellen, dass Signaturen ausschließlich durch Sie persönlich angebracht werden.

Die Chipkarte ist daher von Ihnen diebstahlgesichert, ausschließlich in persönlichem Besitz zu halten und weder Mitarbeitern noch anderen Personen zugänglich zu machen.

4. Ist für eine Notarvertretung eine eigene Signaturkarte notwendig?

Ja. Für Notarvertretungen benötigen Sie eine eigene Signaturkarte, da die Verwendung der Karte des vertretenen Notars ausgeschlossen ist. Die eigene Karte kann den Vertreter zunächst nur als natürliche Person ausweisen, da die Vertretereigenschaft nicht generell, sondern lediglich im Hinblick auf die einzelne, zeitlich begrenzte Vertretung besteht. Der vertretene (oder ein anderer) Notar muss eine elektronische beglaubigte Abschrift der Bestellungsurkunde anfertigen, die der Vertreter seinen elektronisch beglaubigten Abschriften beifügt, indem er sie zusammen mit der eigentlichen Urkunde in einer Zip-Datei verpackt und diese signiert.

5. Ist es möglich, mehrere Berufsattribute für eine Signaturkarte zu beantragen?

Nein. Ein qualifiziertes Zertifikat der Bundesnotarkammer kann nur ein Berufsträgerattribut enthalten. Wird ein weiteres Berufsträgerattribut gewünscht, muss ein weiteres qualifiziertes Zertifikat beantragt werden.


Bundesnotarkammer
www.bnotk.de

Elektronischer Rechtsverkehr im Notariat
www.elrv.info

Auskunftsseite der Bundesnotarkammer
www.notar.de

Deutsche Notarauskunft
www.deutsche-notarauskunft.de

Zentrales Testamentsregister
www.testamentsregister.de

Zentrales Vorsorgeregister
www.vorsorgeregister.de

Deutsche Notarrechtliche Vereinigung
www.notrv.de

Deutsches Notarinstitut
www.dnoti.de

NotarNet
www.notarnet.de

Bundesnetzagentur
www.bundesnetzagentur.de

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
www.bsi.bund.de

Justizportal
www.justiz.de

Registerportal
www.handelsregister.de

Grundbuchportal
www.grundbuch-portal.de

EGVP
www.egvp.de

CNUE
www.cnue.eu

Vertrauensliste der Bundesnetzagentur
www.nrca-ds.de


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