Worum geht es?

Beschleunigung des Austauschs der beA-Karten Mitarbeiter in 2024

Die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer tauscht seit August 2023 die beA-Karten Mitarbeiter gegen solche einer neuen Generation aus. 

Um alle Mitarbeitenden zeitnah mit Karten der neuen Generation zu versorgen, wird der Tauschprozess im Januar 2024 beschleunigt. Die bislang noch nicht erneuerten beA-Karten Mitarbeiter werden vollständig im ersten Quartal 2024 ausgetauscht. Die Zertifizierungsstelle beginnt mit dem Austausch der Karten, die ihre Gültigkeit im Jahr 2024 verlieren. Die weiteren Jahrgänge folgen sukzessive. Die Zertifizierungsstelle hat alle Karteninhaberinnen und Karteninhaber zum anstehenden Kartentausch per Nachricht an Ihr beA-Postfach benachrichtigt. Der Austausch erfolgt kostenfrei.

Möchten Sie Ihre beA-Karte Mitarbeiter weiterhin nutzen, stellen Sie bitte lediglich sicher, dass Ihre im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) hinterlegte Kanzleianschrift korrekt hinterlegt ist. Der Versand erfolgt automatisch und ausschließlich an Ihre hinterlegte Kanzleiadresse. 

 

Keine weitere Verwendung für Mitarbeitendenkarten?

Haben Sie keinen Bedarf mehr an Ihrer beA-Karte Mitarbeiter, können Sie in Ihrem Kundenportal der Zertifizierungsstelle auf einen Austausch verzichten und zugleich das Vertragsverhältnis zum nächstmöglichen Zeitpunkt kündigen. 

Weitergehende Informationen zum Tauschprozess finden Sie auf dieser Webseite sowie in unserer Onlinehilfe.

 

Nachdem Ihnen eine neue beA-Karte Mitarbeiter zugesendet wurde, lassen Sie diese bitte durch den entsprechenden Mitarbeitenden in dessen Profil im beA hinterlegen.

Weitergehende Informationen zum Kundenportal erhalten Sie in unserer Onlinehilfe.

Bei Fragen zum Tausch der beA-Karten Mitarbeiter nutzen Sie bitte unser Kontaktformular .

Eine Übersicht über die weiteren Schritte zur Verwendung der neuen Karten in beA finden Sie im beA-Service-Portal.

Im Einzelnen

1. Ablaufbenachrichtigung

Ab August 2023 versendet die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer Benachrichtigungen über demnächst ablaufende Zertifikate der beA-Karten Mitarbeiter. Die Benachrichtigung erhalten Sie mindestens acht Wochen vor Ablauf der Zertifikatsgültigkeit in Ihr beA-Postfach.* Laufen mehrere Ihrer Karten in Kürze aus, werden diese zu einer Benachrichtigung zusammengefasst.

Möchten Sie die beA-Karte Mitarbeiter weiterhin nutzen, müssen Sie nichts tun, um eine neue Karte zu erhalten. Bitte prüfen Sie lediglich Ihre im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) hinterlegte Kanzleianschrift auf Richtigkeit. Jeweils rechtzeitig vor Ablauf des Zertifikats sendet Ihnen die Zertifizierungsstelle automatisch eine Tauschkarte an die im BRAV hinterlegte Kanzleianschrift. Die Tauschkarten werden mit den bei der Bestellung von Ihnen vergebenen Kartenbeschriftungen bedruckt. Seit dem 7. September 2023 ist es möglich, diese Beschriftung in Ihrem Kundenportal vor dem Versand der Tauschkarte anzupassen. Weitergehende Informationen finden Sie in unserer Onlinehilfe.

WICHTIGER HINWEIS

Folgen Sie zunächst den weiteren Schritten dieser Anleitung.

Denken Sie bitte insbesondere daran, die neue Karte unmittelbar nach Erhalt für Ihr beA-Postfach zu berechtigen bzw. in Ihrem beA-Postfach den neuen Sicherheitstoken zu hinterlegen. Für diesen Vorgang wird die alte Karte mit gültigem Zertifikat benötigt, nicht aber die PIN der neuen Karte. Sie müssen dafür somit nicht den Erhalt des PIN-Briefes abwarten (siehe Schritt 7).

Ist das Zertifikat der alten Karte einmal abgelaufen, kann sie nicht mehr für die Berechtigung der neuen Karte genutzt werden. Nähere Informationen zur Einbindung der neuen Karte in Ihr beA-Postfach finden Sie

Benötigen Sie eine oder mehrere Ihrer beA-Karten Mitarbeiter nicht mehr, folgen Sie bitte der Beschreibung im nächsten Schritt ALTERNATIVE: Kein Tausch der beA-Karte/n Mitarbeiter gewünscht.

Sofern Sie bislang noch keine Ablaufbenachrichtigung erhalten haben, ist dies kein Grund zur Beunruhigung: Der Versand der Ablaufbenachrichtigung ist abhängig von der Gültigkeit der sich auf den Karten befindlichen Zertifikate. Das Zertifikat einer im Jahr 2016 erworbenen Karte verliert im Jahr 2023 seine Gültigkeit und wird zuerst getauscht. Alle weiteren schließen sich entsprechend ihres Ablaufdatums sukzessive an.

Es wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden rechtzeitig vor dem jeweiligen Ablauftermin eine neue beA-Karte Mitarbeiter erhalten.

*Benachrichtigungen erhalten Sie zukünftig (Ausnahme PIN-Brief zur beA-Karte Basis) in Ihr beA-Postfach und zusätzlich per E-Mail. Bitte prüfen Sie in Ihrem Kundenportal, ob Ihre bei der Zertifizierungsstelle hinterlegte E-Mail-Adresse aktuell ist. Eine Anleitung zur Änderung der E-Mail-Adresse finden Sie in unserer Onlinehilfe.

ALTERNATIVE: Kein Tausch der beA-Karte/n Mitarbeiter gewünscht

Falls Sie keinen Bedarf mehr an einer konkreten beA-Karte Mitarbeiter haben, deren Zertifikat demnächst ausläuft, können Sie sich nach Erhalt der Ablaufbenachrichtigung mittels Ihrer beA-Karte Basis in Ihrem Kundenportal anmelden und dort auf den Austausch verzichten sowie das Vertragsverhältnis zum nächstmöglichen Zeitpunkt beenden.*

Diese Kündigungsoption im Kundenportal steht Ihnen INNERHALB VON ZWEI WOCHEN ab Erhalt der Ablaufbenachrichtigung, spätestens bis sechs Wochen vor Ablauf der Gültigkeit zur Verfügung.**

Wählen Sie hierzu in Ihrem Kundenportal die Karte aus, die Sie nicht tauschen und deren zugrundeliegendes Vertragsverhältnis Sie kündigen möchten. Für diese Karte erhalten Sie anschließend keine Tauschkarte. Bitte beachten Sie die Kündigungsfrist von sechs Wochen zum jeweiligen Ende der Vertragslaufzeit.

Informationen zur Bedienung des Kundenportals erhalten Sie in unserer Onlinehilfe.

Die Karten, die Sie über das Kundenportal vom Tausch ausgeschlossen oder deren Verträge Sie gekündigt haben, entsorgen Sie bitte nach den Vorgaben des ElektroG, sobald Sie sie nicht mehr benötigen. Eine Sperrung erfolgt automatisch mit Ablauf der Gültigkeit des aufgebrachten Zertifikats.

Sofern Sie Ihre beA-Karten Mitarbeiter weiter nutzen möchten, folgen Sie bitte Schritt 2. dieser Anleitung.

Wichtige Hinweise: 

*Falls Sie seit Bestellung der Mitarbeitendenkarten die Kanzlei gewechselt und die von Ihnen bestellten Karten weder gekündigt noch mitgenommen haben, ist es möglich, dass diese noch in Ihrer alten Kanzlei Verwendung finden. Diese Karten werden Ihnen ebenfalls in Ihrem Kundenportal angezeigt. Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit Ihrer ehemaligen Kanzlei in Verbindung und unterrichten Sie diese von Ihrer Kündigungsabsicht, damit dort neue Karten bestellt werden können. Eine Vertragsübernahme ist nicht möglich.

**Neben der Kündigungsoption für demnächst ablaufende beA-Karten Mitarbeiter über das Kundenportal können Sie Ihre Kartenverträge selbstverständlich weiterhin auch über das Kündigungsformular der Zertifizierungsstelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt beenden.

2. Nachricht mit Versandinformation und Bestätigungslink

Sofern Sie nicht auf den Austausch verzichtet und den Kartenvertrag nicht gekündigt haben (siehe Schritt zuvor ALTERNATIVE: Kein Tausch der beA-Karte/n Mitarbeiter gewünscht), wird Ihre Tauschkarte sechs Wochen vor Ablauf der Gültigkeit des auf Ihrer beA-Karte Mitarbeiter aufgebrachten Zertifikats automatisch produziert und im Anschluss versendet.

Sie erhalten sodann eine Nachricht in Ihr beA-Postfach sowie per E-Mail mit der Versandinformation zur neuen beA-Karte Mitarbeiter sowie einem Link zur Bestätigung des Erhalts Ihrer Chipkarte.

3. Zusendung der beA-Karte Mitarbeiter

Wir senden Ihnen Ihre Austauschkarte an Ihre im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) eingetragene Kanzleiadresse. Sie müssen hierfür nichts veranlassen.

Bitte prüfen Sie lediglich rechtzeitig Ihre im BRAV hinterlegte Kanzleianschrift auf Richtigkeit. Jeweils sechs Wochen vor Ablauf des Zertifikats sendet Ihnen die Zertifizierungsstelle automatisch eine Tauschkarte an die dort hinterlegte Kanzleianschrift.

Bitte stellen Sie sicher, dass der Name der Empfängerin/des Empfängers des Karten-Briefes deutlich am Briefkasten sichtbar und lesbar ist.

4. Bestätigung des Kartenerhalts durch Klick auf den Bestätigungslink

Den Erhalt der neuen beA-Karte Mitarbeiter müssen Sie elektronisch bestätigen. Dies sollten Sie zeitnah tun! Hierzu haben wir Ihnen zeitgleich mit dem Versand Ihrer Karte einen Bestätigungslink in Ihr beA-Postfach gesandt (siehe 3.). Rufen Sie diesen Link bitte auf und geben Sie die auf der neuen Karte aufgedruckte Kartennummer ein.

WICHTIGER HINWEIS:

Bitte stellen Sie die neue Karte unmittelbar nach Bestätigung des Erhalts Ihrem Mitarbeitenden zur Verüfgung, damit dieser sie in seinem beA-Profil hinterlegen kann. Der Erhalt der PIN muss dafür nicht abgewartet werden. Bitte beachten Sie die weitergehenden Informationen in der Anleitung des beA-Anwender-Supports.

5. Versand des PIN-Briefs in Ihr beA-Postfach

Nach Bestätigung des Kartenerhalts wird der PIN-Brief zu Ihrer Karte automatisch erstellt und in  Ihr beA-Postfach versandt.

6. PIN-Änderung (optional)

Wir empfehlen, die im PIN-Brief mitgeteilte Karten-PIN zu ändern. Folgen Sie der Schritt-für-Schritt-Anleitung zu Änderung der PIN in unserer Onlinehilfe.

Für PIN-Änderungen oder das Zurücksetzen des Fehlbedienungszählers ist die Nutzung der Anwendung BNotK SAK lite notwendig. Diese können Sie hier herunterladen.

7. Aktivierung der neuen Karte im beA-Postfach

Abschließend muss die neue Karte unter Verwendung Ihrer alten Karte im beA-Profil Ihres Mitarbeitenden hinterlegt werden. Folgen Sie dafür bitte den Informationen des beA-Anwendersupports.

Bei Fragen oder Problemen während des Vorgangs wenden Sie sich bitte an den beA-Anwendersupport der Bundesrechtsanwaltskammer.

Wir bitten um Verständnis dafür, dass die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer zu Fragen in Bezug auf das beA-Postfach keinen Support anbieten kann.

Häufige Fragen

Wann erhalte ich meine neue beA-Karte Mitarbeiter?

Sofern Sie nicht auf den Tausch Ihrer beA-Karte Mitarbeiter über das Kundenportal verzichtet und Ihren Vertrag nicht gekündigt haben, wird der Tauschprozess für Ihre Karte automatisch sechs Wochen vor Ablauf der Gültigkeit des Zertifikats angestoßen.

Nach Produktion der Karte wird sie an Ihre im Bundesweiten Amtlichen Rechtsanwaltsverzeichnis (BRAV) hinterlegte Kanzleianschrift versendet. Bitte prüfen Sie Ihre im BRAV hinterlegte Kanzleianschrift auf Richtigkeit. Bei Änderungsbedarf wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Rechtsanwaltskammer.

Die neue Karte sollte spätestens vier Wochen vor Ablauf der Gültigkeit des Zertifikats Ihrer alten Karte bei Ihnen eintreffen.

Meine Kanzleiadresse hat sich geändert. Was ist zu tun?

Wir erhalten Ihre Kanzleidaten via SAFE-ID Abfrage aus dem Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV).

Der Karten-Brief wird ausschließlich an die derzeitige, dort hinterlegte Kanzleiadresse versandt. 

Sollte eine Korrektur dieser Daten erforderlich sein, wenden Sie sich bitte zeitnah an Ihre zuständige Rechtsanwaltskammer.

Ich bin nicht sicher, welche Rechtsanwältin/welcher Rechtsanwalt eine bestimmte beA-Karte Mitarbeiter seinerzeit bestellt hat.

In den jährlichen Abrechnungen werden alle beA-Karten mit ihren jeweiligen Kartennummer aufgeführt. Die nun zum Tausch vorgesehenen Mitarbeitendenkarten tragen Kartennummern beginnend mit der Ziffer 3.

Die ursprüngliche Bestellerin/Der ursprüngliche Besteller meiner beA-Karte Mitarbeiter hat zwischenzeitlich die Kanzlei gewechselt. Was ist zu tun?

Hat die ursprüngliche Bestellerin/der ursprüngliche Besteller seit Bestellung der Mitarbeitendenkarten die Kanzlei gewechselt und die bestellten Karten weder gekündigt noch mitgenommen, ist es möglich, dass diese noch in der alten Kanzlei Verwendung finden. Diese Karten werden der ursprünglichen Bestellerin/dem ursprünglichen Besteller ebenfalls in ihrem/seinem Kundenportal angezeigt und können dort gekündigt werden.

Eine Vertragsübernahme ist nicht möglich.

Bitte setzen Sie sich als ursprüngliche Bestellerin/ursprünglicher Besteller mit Ihrer ehemaligen Kanzlei in Verbindung und unterrichten Sie diese von Ihrer Kündigungsabsicht, damit dort neue Karten bestellt werden können.

Für die Mitarbeitenden der "alten" Kanzlei sind unter Verwendung der SAFE-ID des aktuellen Postfachinhabers neue beA-Karten Mitarbeiter über das Antragsformular der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer zu bestellen.

Was ist zu tun, wenn meine alte beA-Karte bereits abgelaufen ist und die neue Karte noch nicht im Postfach aktiviert wurde?

Wird Ihre beA-Karte im Anmeldedialog des beA-Client rot unterlegt dargestellt, ist die Gültigkeit des Anmeldezertifikates der Karte abgelaufen. 

Sollte dies der Fall sein, besuchen Sie bitte zunächst die Erste-Hilfe-Seite der BRAK https://portal.beasupport.de/neuigkeiten/erste-hilfe-sicherheits-token. Dort finden Sie alle wichtigen Informationen, wie Sie auch weiterhin Zugriff auf das Postfach erhalten können. 

Um Ihre neue Karte im beA zu aktivieren, müssen Sie zunächst Ihre alte Karte vom Postfach entkoppeln.

Wenden Sie sich bitte an den beA-Anwendersupport. 

Der beA-Anwendersupport benötigt im persönlichen Gespräch mit dem Postfachinhaber folgende Angaben:

  • Die SAFE-ID des Postfachs Die SAFE-ID steht in ihrem Eintrag im  Bundesweites Amtliches Anwaltsverzeichnis (bea-brak.de)
  • Ihren vollständigen Namen zum Abgleich
  • Die Antwort auf die Sicherheitsfrage, die Sie bei der Erstregistrierung vergeben haben. (Die Antwort selbst bitte NIEMALS per E-Mail übermitteln!)

Weitergehende Informationen finden Sie auch in der beA-Anwenderhilfe.

Meine neue Karte ist da. Was ist zu tun?

Den Erhalt Ihrer neuen Karte bestätigen Sie bitte über den Bestätigungslink, der Ihnen in Ihr beA-Postfach übermittelt wurde (siehe Schritt 4 der obigen Anleitung).

Folgen Sie sodann den weiteren Schritten der Anleitung.

WICHTIGER HINWEIS:

Bitte denken Sie in jedem Fall daran, die neue Karte unmittelbar nach Erhalt für Ihr beA-Postfach zu berechtigen bzw. in Ihrem beA-Postfach den neuen Sicherheitstoken zu hinterlegen. Für diesen Vorgang wird die alte Karte mit gültigem Zertifikat, nicht aber die neue PIN benötigt. Sie dafür nicht den Erhalt des PIN-Briefes abwarten. Ist das Zertifikat der alten Karte einmal abgelaufen, kann sie nicht mehr für die Berechtigung der neuen Karte genutzt werden.

Kontakt

Sie haben eine Frage oder ein Problem?

Weitergehende Informationen finden Sie auch in unserer Onlinehilfe oder in unseren FAQ.

Bei Fragen zum Aktivierungsvorgang wenden Sie sich bitte direkt an den beA-Anwendersupport der Bundesrechtsanwaltskammer:

E-Mail: servicedesk(at)beasupport.de

Telefon (Mo. bis Fr. von 8.00 bis 20.00 Uhr): 030-21787017.

Bleibt dennoch eine Frage offen, verwenden Sie bitte nachfolgendes Kontaktformular. Wir setzen uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung.

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